E-Rechnung 2027: Was Betriebe jetzt vorbereiten sollten

Ich erkläre Abläufe und Programme, keine Steuerberatung. Steuerliche Einzelfragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Wer ab wann betroffen ist

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt, nicht wie groß Ihr Betrieb ist. Nur beim Schicken gibt es eine Übergangszeit nach Umsatz.

Quellen: IHK Stuttgart, ZDH, BMF-FAQ

Liegt Ihr Umsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie 2027 noch Papier oder PDF schicken. Ein PDF geht dabei nur, wenn Ihr Kunde zustimmt. Wer Rechnungen heute über ein festes Austauschverfahren mit großen Kunden schickt (EDI), darf das bis Ende 2027 weiter so machen.

Nicht betroffen

• Rechnungen an Privatkunden. Wenn Sie nur für Privatleute arbeiten, ändert sich beim Schicken nichts.
• Kleinbeträge bis 250 € brutto.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schicken. Empfangen können müssen auch sie.

Viele Handwerksbetriebe haben beides: Privatkunden und Hausverwaltungen, Bauträger oder Gewerbe. Dann gilt die Pflicht für die Rechnungen an die Geschäftskunden.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Datei, die ein Programm lesen kann, ohne dass jemand sie anschaut. Sie folgt einer europäischen Norm (EN 16931).

Ein PDF per Mail ist für das Gesetz eine „sonstige Rechnung“, auch wenn es digital verschickt wird. Ein Foto oder ein Scan auch.

Zwei Formate sind in Deutschland üblich:

• XRechnung: eine reine Datendatei (XML). Man sieht sie nur mit einem Anzeigeprogramm.
• ZUGFeRD: ein PDF, in dem die Datendatei steckt. Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Es zählt die Datendatei.

Nicht jedes ZUGFeRD zählt. Die einfachen Stufen „MINIMUM“ und „BASIC-WL“ reichen nicht, weil Pflichtangaben fehlen. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Stufe Ihr Programm erzeugt. Quelle: BMF-FAQ, IHK Köln zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Empfangen müssen Sie schon heute

Viele denken, das Thema kommt erst 2028. Beim Empfang gilt die Pflicht aber seit Januar 2025 für alle. Schickt Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung, müssen Sie sie annehmen können.

Dafür reicht nach Auffassung des Finanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Spannend wird es danach: Wer öffnet die Datei? Ein Mensch kann eine XRechnung ohne Anzeigeprogramm kaum lesen.

Der eigentliche Engpass: was nach dem Empfang passiert

In vielen Betrieben läuft es so: Die E-Rechnung kommt per Mail. Jemand öffnet sie mit einem Anzeigeprogramm, druckt sie aus und tippt sie in die Buchhaltung. Formal ist alles richtig, aber gewonnen ist nichts.

Der Nutzen der E-Rechnung liegt darin, dass niemand mehr abtippt. Die Daten sind schon da: Lieferant, Betrag, Steuer, Positionen.

Sie müssen nur dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Das ist meist die Buchhaltung oder das Programm Ihres Steuerberaters.

Beim Schicken ist es ähnlich. Entsteht die Rechnung in Ihrer Warenwirtschaft oder Handwerkersoftware, kann das Programm die E-Rechnung oft gleich mit erzeugen.

Schwierig wird es, wenn Rechnungen in Word oder Excel entstehen. Dann fehlt die Datendatei, und ein Programm muss her.

Was Sie bis Dezember prüfen sollten

Diese fünf Schritte schaffen Sie in etwa einer Stunde, die meisten ohne fremde Hilfe.

1. Umsatz 2026 einschätzen. Liegen Sie voraussichtlich über 800.000 €? Dann müssen Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Im Zweifel fragt Ihr Steuerberater nach.
2. Ihr Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, und in welcher Stufe? Oft ist es eine Einstellung oder ein Update, keine neue Software. Viele verbreitete Programme können das, prüfen Sie aber Ihre Version.
3. Kunden sortieren. Welche Kunden sind Betriebe, welche Privatleute? Für Geschäftskunden brauchen Sie manchmal zusätzliche Angaben, etwa eine Bestellnummer oder bei Behörden eine Leitweg-ID.
4. Den Eingang durchgehen. Wo kommen Lieferantenrechnungen heute an? Wer öffnet sie, und werden sie danach abgetippt?
5. Aufbewahrung klären. Aufbewahrt wird die Datendatei im Original, nicht nur ein Ausdruck oder PDF. Die Frist für Rechnungen beträgt 8 Jahre. Quelle: IHK Koblenz

Klappt etwas nicht rechtzeitig, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Fehlt einer Rechnung die richtige Form, kann das für Ihren Kunden beim Vorsteuerabzug Ärger geben.

Brauche ich neue Software?

Meistens nicht. Häufig kann das vorhandene Programm das Format schon, oder ein Update bringt es mit. Neue Software lohnt sich vor allem dann, wenn Ihre Rechnungen heute in Word oder Excel entstehen.

Bevor Sie etwas kaufen, prüfen Sie zwei Dinge:

• Kann Ihr Programm das Format erzeugen?
• Kann Ihre Buchhaltung eingehende E-Rechnungen ohne Abtippen übernehmen?

Wenn beides geht, fehlt oft nur eine Verbindung zwischen zwei Programmen.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn ich PDFs weiter per Mail schicke?

Bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Kunden. Ab 2027 nur noch, wenn Ihr Umsatz 2026 höchstens 800.000 € war. Ab 2028 nicht mehr an Geschäftskunden.

Ich schreibe Rechnungen an Privatkunden und an Hausverwaltungen. Was gilt?

An die Privatkunden dürfen Sie weiter wie bisher schicken. An Hausverwaltungen und andere Betriebe gilt die E-Rechnung-Pflicht nach den Fristen oben.

Mein Lieferant schickt nur PDFs. Ist das mein Problem?

Bis zum Ende seiner Übergangszeit darf er das, wenn Sie zustimmen. Danach muss er E-Rechnungen schicken. Fragen Sie rechtzeitig nach, damit Ihre Buchhaltung vorbereitet ist.

Was kostet ein Anzeigeprogramm für XRechnungen?

Es gibt kostenlose Anzeigeprogramme, auch von öffentlichen Stellen. Das Anzeigen löst aber nicht das Abtippen.