Ich verkaufe keine Software und keine Lizenzen. Ich baue eigene Software, empfehle aber oft etwas anderes.
Kurz erklärt
Standardsoftware ist ein fertiges Programm, das viele Betriebe nutzen. Beispiele sind eine Handwerkersoftware, eine Warenwirtschaft oder ein Buchhaltungsprogramm. Sie zahlen meist eine Lizenz pro Monat und Nutzer.
Individualsoftware wird für einen Betrieb gebaut. Sie bildet genau seine Regeln ab. Sie bezahlen den Bau und danach die Betreuung, aber keine Lizenz.
| Fertiges Programm | Eigene Software | |
|---|---|---|
| Start | in Tagen oder Wochen | in Wochen bis Monaten |
| Kosten am Anfang | niedrig | hoch |
| Laufende Kosten | Lizenz je Nutzer, steigt mit dem Team | Betreuung, unabhängig von der Zahl der Nutzer |
| Passt zu Ihrem Ablauf | Sie passen sich dem Programm an | das Programm passt sich Ihnen an |
| Neue Funktionen | wann der Hersteller will | wann Sie es brauchen und bezahlen |
| Abhängigkeit | vom Hersteller | vom Entwickler, außer Code und Anleitung gehören Ihnen |
| Risiko | Hersteller ändert Preise oder stellt ein | Projekt wird teurer oder später fertig |
Zeichen für ein fertiges Programm
- Ihr Ablauf ist in Ihrer Branche üblich: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Termine.
- Es gibt mehrere bekannte Programme genau dafür.
- Sie können sich gut vorstellen, Ihre Arbeitsweise etwas anzupassen.
- Wenige Leute arbeiten damit, oder nur ab und zu.
- Sie brauchen die Lösung in wenigen Wochen.
Zeichen für eigene Software
- Sie arbeiten an dieser Stelle anders als andere, und genau das ist Ihr Vorteil. Zum Beispiel besondere Regeln für Preise, Prüfungen oder Reklamationen.
- Sie haben fertige Programme ausprobiert, und keines passt ohne große Umwege.
- Viele Leute arbeiten jeden Tag damit, sodass jede gesparte Minute zählt.
- Das Programm muss Daten aus mehreren anderen Programmen zusammenführen.
- Lizenzkosten würden mit Ihrem Team stark steigen.
Treffen mehrere Punkte zu, lohnt ein genauer Blick. Ein Punkt allein reicht selten. Eine kurze Entscheidungshilfe in vier Fragen finden Sie auf der Seite Individuelle Software.
Die Wege dazwischen
Zwischen „fertig kaufen“ und „neu bauen“ gibt es mehrere Stufen. Ich prüfe sie in dieser Reihenfolge und höre auf, sobald eine reicht.
- Weglassen oder vereinfachen: Braucht es den Schritt überhaupt? Manchmal hilft eine klare Regel, wer was macht.
- Vorhandenes nutzen: Ihr heutiges Programm kann oft mehr, als genutzt wird. Eine Einstellung oder ein Zusatzmodul reicht dann.
- Fertiges Programm: Gibt es eine Software genau für diese Aufgabe?
- Verbinden: Oft fehlt nur der Datenaustausch zwischen zwei Programmen. Dann wird nicht mehr abgetippt.
- Automatisieren: Was immer gleich abläuft, erledigt ein kleiner automatischer Ablauf.
- Erweitern: Fehlt eine einzelne Funktion, baut man nur diese an das Programm.
- Eigene Software: erst, wenn nichts davon reicht.
Wichtig dabei: Ein klares Problem heißt noch nicht, dass die Lösung klar ist. „Wir verlieren zu viel Zeit bei der Auftragsannahme“ kann stimmen. Ob dann eine Regel, eine Verbindung oder eigene Software hilft, ist eine zweite Frage.
Beispiel, keine Kundendaten
Ein Großhandel führt Reklamationen in drei Excel-Listen. Die erste Idee ist eigene Software.
Bei der Prüfung zeigt sich: Die Warenwirtschaft hat ein Reklamationsmodul, das nie eingerichtet wurde. Es fehlt nur eine Verbindung zum Mail-Postfach.
Was es wirklich kostet
Vergleichen Sie nicht nur den Preis im Angebot. Es gibt drei Arten von Kosten.
- Einführung: Bau oder Einrichtung, Umzug der Daten, Verbindungen zu anderen Programmen, Tests, Schulung.
- Laufend: Lizenzen, Hosting, Updates, Sicherheit, Betreuung.
- In Ihrem Betrieb: Zeit Ihrer Leute für Mitarbeit und Umstellung, Daten aufräumen, Arbeit, die trotzdem von Hand bleibt.
So rechnen Sie selbst, für 5 Jahre
- Fertiges Programm: Einrichtung + (Lizenz pro Nutzer und Monat × Nutzer × 60 Monate) + Verbindungen zu Ihren anderen Programmen
- Eigene Software: Bau + (Betreuung pro Monat × 60 Monate) + spätere Erweiterungen
- Bei beiden: Ihre eigene Zeit für die Einführung
Fragen Sie bei Lizenzen nach, ob der Preis in den nächsten Jahren steigen kann. Fragen Sie bei eigener Software, was die Betreuung kostet und was sie enthält.
Was den Preis eigener Software treibt:
- wie viele Regeln und Ausnahmen es gibt
- wie viele Rollen mit eigenen Rechten
- wie viele Programme angebunden werden
- ob alte Daten umziehen
- ob sie ohne Netz am Handy laufen muss
Die Zahl der Bildschirme ist ein schlechter Maßstab.
Was Sie vorbereiten sollten, und was nicht
Sie müssen kein Lastenheft schreiben. Ein guter Anbieter übernimmt die Technik. Diese Fragen sollten Sie aber beantworten können:
- Welcher Ablauf ist betroffen, und was stört daran heute?
- Wer arbeitet damit, und wie oft?
- Welche Programme und Listen sind beteiligt?
- Welche Ausnahmen kommen regelmäßig vor?
- Was muss die erste Version können, was kann später kommen?
- Woran merken Sie, dass es besser ist?
Beschreiben Sie das Ziel, nicht die Knöpfe.
Statt „Wir brauchen sieben Masken“ besser: „Das Büro legt einen Auftrag mit allen Pflichtangaben an. Er geht an einen Techniker. Abschließen lässt er sich erst mit Fotos und Unterschrift.“
Welche Regeln gelten und welche Ausnahmen erlaubt sind, entscheiden am Ende Sie.
Angebote vergleichen
Zwei Angebote können dasselbe Projekt nennen und etwas anderes meinen. Vergleichen Sie zuerst den Umfang, dann den Preis.
| Frage | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Lösen beide dasselbe Problem? | gleiches Ziel, gleiche erste Version |
| Was gilt als gegeben? | z. B. „Ihr Programm hat einen Anschluss“: geprüft oder angenommen? |
| Welche Verbindungen sind enthalten? | jede einzeln genannt |
| Ziehen alte Daten um? | welche, und wer räumt sie auf |
| Was passiert nach dem Start? | Betreuung, Fehlerbehebung, Kosten pro Monat |
| Wem gehört was? | Code, Zugänge, Daten, Anleitung |
| Festpreis oder nach Aufwand? | und wie werden Änderungen abgerechnet |
Woran Sie einen guten Anbieter erkennen
- Er fragt nach Ihrem Ablauf und Ihren Ausnahmen, nicht nur nach Funktionen.
- Er kann sagen, wann er nicht neu bauen würde.
- Er trennt, was geprüft ist und was er nur annimmt.
- Er erklärt, wie es nach dem Start weitergeht und was es kostet.
- Code, Zugänge und Anleitung gehören am Ende Ihnen.
Häufige Fragen
Festpreis oder nach Aufwand?
Ein Festpreis passt, wenn der Umfang klar ist. Ist vieles offen, ist ein Festpreis oft nur scheinbar sicher. Dann hilft es, zuerst den offenen Punkt zu klären und danach fest anzubieten.
Wem gehört eigene Software?
Das regelt der Vertrag. Achten Sie darauf, dass Code, Zugänge und eine Anleitung bei Ihnen liegen. Dann kann auch ein anderer Entwickler weitermachen.
Muss mein heutiges Programm weg?
Meistens nicht. Eigene Software ergänzt oft ein vorhandenes Programm, statt es zu ersetzen. Die Warenwirtschaft bleibt, die eigene Anwendung übernimmt nur die Aufgabe, die dort fehlt.